Datenschutzerklärung für Plexbook
Proplex GmbH | Stand: 19.10.2026 | Version 1.0
1. Wer verantwortlich ist
Proplex GmbH | Seestraße 21, 9500 Villach, Österreich | E-Mail: support@plexbook.io
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter der Adresse oben.
2. Wer wofür zuständig ist
Bei Plexbook gibt es zwei Rollen. Die Unterscheidung ist wichtig, damit du weißt, an wen du dich wenden kannst.
| Was | Verantwortlich |
|---|---|
| Website plexbook.io und die Demo | wir |
| Konten unserer Kunden, also der Anbieter, und deren Vertrag mit uns | wir |
| Dein Plexbook-Konto (Name, E-Mail, Sprache, Login) | wir |
| Deine Buchungen bei einem Anbieter (Kurse, Teilnehmer:innen, Zahlungen, Rechnungen, Wartelisten, Formulare) | der jeweilige Anbieter. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag. Details findest du in der Datenschutzerklärung des Anbieters, die im Shop verlinkt ist. |
3. Website, Dashboard und Shop
Hosting und Server-Protokolle. Plexbook läuft auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Beim Aufruf werden technisch nötige Daten verarbeitet, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser. Das dient dem sicheren Betrieb, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden laufend überschrieben und nur so lange aufbewahrt, wie es für den sicheren Betrieb nötig ist.
Cookies und lokale Speicherung. Wir speichern auf deinem Gerät nur, was für den Betrieb nötig ist oder was du dir wünschst. Dafür brauchen wir keine Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO):
| Name | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| plexbook-consent | deine Cookie-Entscheidung | 180 Tage |
| sb-… | deine Anmeldung | bis zur Abmeldung |
| plexbook-language | gewählte Sprache | 1 Jahr |
| theme | helle oder dunkle Darstellung | bis du sie löschst |
| plexbook-shop:last-org | zuletzt besuchter Shop | bis „Vergessen“ |
| booking-… | Entwurf einer laufenden Buchung | 30 Minuten |
| Gast-Nachweis | Gastbuchung ändern oder stornieren | Dauer der Buchung |
| pb_intro_seen | Einführung auf plexbook.io nur einmal zeigen | bis du sie löschst |
Alles andere setzen wir nur mit deiner Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Deine Auswahl änderst oder widerrufst du jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“.
Fehleranalyse mit Sentry. Um Fehler in Plexbook schneller zu finden, nutzen wir Sentry (Functional Software, Inc., USA) mit Datenspeicherung in der EU-Region von Sentry.
- Bei Fehlern auf unseren Servern senden wir einen technischen Bericht (Fehlermeldung, Ablauf, aufgerufene Seite ohne Parameter, Version), ohne IP-Adresse, Cookies, Namen oder E-Mail-Adressen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Fehler in deinem Browser senden wir nur, wenn du in den Cookie-Einstellungen „Fehleranalyse“ erlaubst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dann übertragen wir zusätzlich Browser- und Gerätetyp.
Die Berichte laufen über unseren eigenen Server, Sentry sieht deine IP-Adresse nicht. Sentry setzt keine Cookies und zeichnet keine Sitzungen auf. Berichte werden nach 90 Tagen gelöscht.
Kontaktformular. Name, E-Mail-Adresse, optional dein Unternehmen und deine Nachricht schicken wir per E-Mail an support@plexbook.io, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). In der Datenbank speichern wir nichts davon. Deine IP-Adresse nutzen wir nur kurz im Arbeitsspeicher, um Missbrauch zu begrenzen (höchstens etwa 20 Minuten). Die E-Mail löschen wir, wenn deine Anfrage erledigt ist.
Rücktrittsformular. Über plexbook.io/widerruf schickst du uns Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Vertragsdatum. Wir leiten die Erklärung an support@plexbook.io weiter und schicken dir automatisch eine Eingangsbestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, gesetzliche Pflicht). Gespeichert wird nur die E-Mail, so lange wir sie als Nachweis brauchen.
Spamschutz. Vor dem Absenden des Kontakt- und des Demo-Formulars löst dein Browser automatisch eine kleine Rechenaufgabe (ALTCHA, auf unserem eigenen Server). Dabei werden keine Cookies gesetzt, keine personenbezogenen Daten erhoben und keine Daten an Dritte übermittelt.
4. Analyse und Werbung
Derzeit setzen wir keine Analyse- oder Werbe-Tools ein.
5. Demo auf plexbook.io/demo
Für die Demo gibst du deine E-Mail-Adresse an. Wir legen ein eigenes Demo-Studio mit erfundenen Beispieldaten an und melden dich dort an.
- Daten: E-Mail-Adresse, Sprache, Beginn und Ende der Demo; falls du zustimmst, Zeitpunkt und Wortlaut deiner Einwilligung, deine Bestätigung und eine spätere Abmeldung. Deine IP-Adresse nutzen wir nur kurz im Arbeitsspeicher, um Missbrauch zu begrenzen (höchstens eine Stunde).
- Zweck und Grundlage: Bereitstellung der Demo auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Schutz vor Missbrauch (lit. f). Nur mit deiner Einwilligung und Bestätigung per Link (Double-Opt-in) schicken wir dir nach dem Ende der Demo eine Erinnerungsmail (lit. a, § 174 TKG 2021). Du kannst sie jederzeit über den Abmeldelink widerrufen.
- Löschung: Das Demo-Studio samt allem, was du eingibst, löschen wir nach 10 Tagen, bei einer Registrierung mit derselben Adresse sofort. Deine E-Mail-Adresse löschen wir mit dem Ende der Demo; mit bestätigter Erinnerung 30 Tage nach deren Versand, spätestens 40 Tage nach dem Start.
6. Registrierung und Vertrag als Anbieter
Daten: Name der Organisation, Anschrift, UID-Nummer, Website, Sprache, Zeitzone, gewähltes Paket; Name und E-Mail-Adresse der registrierenden Person und der Team-Mitglieder; Zahlungs- und Rechnungsdaten. Als Nachweis des Vertragsschlusses speichern wir, welche Fassung der AGB (samt Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung als Anlage) du wann akzeptiert und welche Fassung der Datenschutzerklärung du zur Kenntnis genommen hast.
Zweck und Grundlage: Bereitstellung, Abrechnung und Betreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unsere gesetzlichen Pflichten, etwa Buchhaltung und Steuer (lit. c).
Bezahlung des Abos: Die Zahlung für dein Plexbook-Abo wickelt Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland, ab. Kartendaten gibst du direkt bei Stripe ein, wir sehen sie nicht.
Profilbild: Admins und Trainer:innen können freiwillig ein Profilbild hochladen. Es ist nur für die Person selbst und das Team der gemeinsamen Organisation sichtbar, nie im Shop. Du kannst es jederzeit entfernen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Dauer: Für die Dauer des Vertrags. Endet der Vertrag, löschen wir die Daten der Organisation 30 Tage nach der Inaktivierung (siehe AGB § 16). Danach bewahren wir nur unsere eigenen Unterlagen zum Vertrag auf: Name, Anschrift und UID, Abo-, Zahlungs- und Mahnunterlagen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren (§ 132 BAO).
Die Daten, die du als Anbieter über deine Kundschaft in Plexbook verarbeitest, verarbeiten wir in deinem Auftrag. Dafür gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung unter plexbook.io/avv.
7. Dein Plexbook-Konto
Daten: Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Passwort (nur als Hash gespeichert), der Zeitpunkt, zu dem du Plexbook erstmals als App installiert hast (nur, um den Button „App installieren“ danach auszublenden), und die Organisationen, bei denen du gebucht hast.
Zweck: Damit du mit einem Konto bei allen Anbietern buchen kannst, die Plexbook nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Weitergabe an Anbieter: Buchst du zum ersten Mal bei einem Anbieter, erhält er die Daten, die er für deine Buchung braucht. Andere Anbieter sehen deine Daten nicht.
Anmeldung mit Google oder Apple: Meldest du dich mit deinem Google-Konto (Google Ireland Limited) oder mit „Mit Apple anmelden“ (Apple Distribution International Ltd., Irland) an, erhalten wir von dort deinen Namen und deine E-Mail-Adresse. Der Anbieter erfährt, dass du dich bei Plexbook anmeldest. Das ist freiwillig.
Mitteilungen auf dein Gerät: Schaltest du Erinnerungen an deine Buchungen ein, speichern wir die Push-Kennung deines Geräts. Die Zustellung übernimmt der Push-Dienst deines Browser-Herstellers. Der Inhalt ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und enthält nur Angebot, Datum, Uhrzeit und Ort, keine Namen oder Beträge. Ausschalten kannst du das jederzeit unter „Mein Konto“ (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Dauer: Bis du die Löschung verlangst (support@plexbook.io). Konten, die lange nicht genutzt werden, können wir nach vorheriger Nachricht per E-Mail löschen. Deine Buchungen und Rechnungen bei einem Anbieter bleiben bei diesem erhalten, weil er sie aufbewahren muss.
8. Buchungen und Zahlungen im Shop
Warteliste als Gast: Trägst du dich ohne Konto auf eine Warteliste ein, prüfen wir im Auftrag des Anbieters mit Cloudflare Turnstile, dass du kein automatisiertes Programm bist. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Daten wie IP-Adresse und Browser-Merkmale. Das ist für den von dir gewünschten Eintrag technisch erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Für deine Buchungen bei einem Anbieter ist der Anbieter verantwortlich (siehe Abschnitt 2). Online-Zahlungen gehen über das eigene Stripe-Konto des Anbieters. Dafür gelten die Datenschutzhinweise des Anbieters und von Stripe.
9. Empfänger und Dienstleister
| Dienstleister | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Deutschland | Server, Datenbank, Dateien, Sicherungen | Deutschland |
| Plus Five Five, Inc. (Resend), USA | Versand von E-Mails | Versand über Irland, Verarbeitung auch in den USA |
| Functional Software, Inc. (Sentry), USA | Fehlerberichte | EU-Region von Sentry |
| Cloudflare, Inc., USA | Bot-Schutz bei Wartelisten für Gäste | weltweit, auch USA |
| Stripe Payments Europe Ltd., Irland | Zahlung des Plexbook-Abos | EU, auch USA |
| Google Ireland Limited, Apple Distribution International Ltd., Irland | Anmeldung (freiwillig) | EU, auch USA |
| Push-Dienste der Browser-Hersteller | Zustellung von Mitteilungen (freiwillig) | je nach Browser, auch USA |
Übermittlung in die USA: Resend, Sentry, Cloudflare, Stripe, Google und Apple sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für sie gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Mit Resend gelten zusätzlich Standardvertragsklauseln.
10. Sicherungen
Wir sichern die Datenbank täglich und die gespeicherten Dateien laufend an einem getrennten Ort in Deutschland. Sicherungen werden nicht einzeln bearbeitet. Gelöschte Daten verschwinden aus ihnen, wenn die Sicherung nach spätestens 30 Tagen überschrieben wird.
11. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses. Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Schreib uns dazu an support@plexbook.io. Geht es um Buchungen bei einem Anbieter, wende dich am besten direkt an ihn. Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir an ihn weiter.
Du kannst dich auch bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at.
12. Pflichtangaben und automatisierte Entscheidungen
Name und E-Mail-Adresse brauchen wir, um ein Konto anzulegen oder einen Vertrag zu schließen. Ohne diese Angaben ist das nicht möglich. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
13. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Plexbook oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung auf plexbook.io/datenschutz.